Jeder kennt sie, viele hassen sie. Teammeetings können zu wahren Zeitfressern und lästigen Alltagsproblemen werden. Das muss nicht so sein. Mit einigen Regeln, lassen sich Teammeetings effizient gestalten und somit die Produktivität steigern.

Pünktlichkeit

Trudeln die Teilnehmer regelmäßig zu spät ein und beginnen die Meetings prinzipiell später als geplant wird schon eine Geringschätzung zum Ausdruck gebracht, die sich meist durch das gesamte Meeting zieht. Außerdem ist es unfair gegenüber jenen Personen, die pünktlich waren und ihre Zeit mit Warten verbringen. Pünktlichkeit ist eine Form der Wertschätzung und sollte eingehalten werden. Das gilt übrigens gleichermaßen für das Ende von Meetings. Permanentes Überziehen sorgt ebenso für Unmut. In der überzogenen Zeit sind viele geistig schon bei ihrem nächsten Termin und nicht mehr bei der Sache.

Agenda

Eine Agenda, die zu Beginn vorgestellt wird, sollte fixer Bestandteil jedes Meetings sein. So wird sichergestellt, dass jeder weiß, worum es geht und was das Ziel des Meetings ist. Die Agenda beruhigt jene Gemüter, die Angst haben, ihr Thema wird vergessen und kann verhindern, dass permanent versucht wird es an unpassenden Stellen vorzeitig einzubringen. Indem das gemeinsames Ziel des Meetings allen bekannt ist, können alle darauf hinarbeiten.

Moderator

Um die Agenda und das Ziel auch tatsächlich einzuhalten, braucht es einen Moderator. Dieser hat die Punkte, die es zu besprechen gibt im Auge und ist für die Einhaltung der Zeit verantwortlich. Er achtet auch auf die Redezeit der Teilnehmer, indem er irrelevante Abschweifungen gekonnt eingrenzen kann und jenen Teilnehmern das Wort zuteilt, die sich in größeren Runden schwer tun, das Wort selbst zu ergreifen.

Ausreden lassen

Weiß theoretisch jeder, machen in der Praxis viele aber dennoch nicht. Andere ausreden lassen sollte nicht nur in Teammeetings, sondern generell Beachtung finden. Jeder sollte die Möglichkeit bekommen, seinen Gedanken zu Ende zu führen und seine Message auf den Punkt zu bringen. Das heißt noch lange nicht, dass man dem zustimmen muss. Aber Meetings sind unter anderem da, um verschiedene Meinungen zu hören und darüber zu diskutieren. Um ernsthaft zu diskutieren, ist eine Voraussetzung anderen auch zuzuhören.

Andere Meinungen akzeptieren

Wie bereits erwähnt, dienen Meetings u.a. einem Austausch und einer Lösungsfindung. Es sollte nicht darum gehen, Recht zu haben, andere runter zu machen oder negative Stimmung zu verbreiten. Wenn mehrere Menschen aufeinander treffen, gibt es immer verschiedene Ansichten und Meinungen. Diese sollte man ernst nehmen und respektieren, auch wenn die eigene Sichtweise anders aussieht. So kann man voneinander lernen und hat die Chance auf neue innovative Ideen.

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